1. PENDAHULUAN

1.1 Tentang Aplikasi

Aplikasi Permohonan APD Mandiri adalah sistem informasi untuk mengelola permintaan, persetujuan, penerimaan, dan distribusi Alat Pelindung Diri (APD) di perusahaan. Sistem ini dirancang untuk mempermudah proses administrasi dan memastikan setiap karyawan mendapatkan APD sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan.

1.2 Fitur Utama

1.3 Alur Baru (Versi 3.0)

Alur Lama (Versi 2.0):

Alur Baru (Versi 3.0):

2. LOGIN KE SISTEM

2.1 Cara Login

Akun Default:

2.2 Link Tutorial

Di halaman login, terdapat link tutorial yang dapat diakses:

• 📖 Tombol "Panduan" di pojok kanan atas (selalu terlihat)
• 📖 Link "Butuh bantuan? Baca Panduan Penggunaan" di bawah form login

Klik link tersebut untuk membuka tutorial ini di tab baru.

3. DASHBOARD GA - OVERVIEW

3.1 Menu Utama

Setelah login sebagai GA, Anda akan melihat navbar dengan menu:

• 🔑 Ubah Password - Ubah password akun Anda
• 🤖 Forecast - Prediksi kebutuhan APD (AI)
• 📈 Dashboard - Statistik dan grafik
• 🚪 Logout - Keluar dari sistem

3.2 Struktur Tab

Dashboard GA memiliki 9 tab utama:

4. MENGELOLA PERMOHONAN APD

4.1 Tab Pending

Tab 📋 Pending menampilkan semua permohonan APD yang menunggu persetujuan dari GA.

Informasi yang Ditampilkan:

• Tanggal permohonan
• Nama pemohon & divisi
• Jenis APD yang diminta
• Jumlah (Qty) & ukuran
• Catatan dari karyawan

4.2 Approve / Reject

Menyetujui Satu Permohonan:

Menyetujui Semua Sekaligus:

Menolak Permohonan:

5. KONFIRMASI PENERIMAAN APD ⭐ BARU

5.1 Tab Terima APD

Tab 📥 Terima APD menampilkan daftar APD yang sudah disetujui (approved) dan menunggu konfirmasi penerimaan dari GA.

5.2 Input Tanggal Terima (Single)

5.3 Terima Batch (Multiple)

Untuk efisiensi, GA dapat menerima beberapa APD sekaligus dengan tanggal yang sama:

Status Visual:

• ✓ Diterima - Tombol untuk konfirmasi single
• ⏳ - Badge menunjukkan APD belum diterima

6. LAPORAN APD DITERIMA ⭐ BARU

6.1 Statistik

Tab ✅ Laporan Diterima menampilkan data APD yang sudah diterima karyawan beserta statistik:

Kartu Statistik:

• Total Diterima - Jumlah keseluruhan APD yang diterima
• Diterima Bulan Ini - Jumlah APD diterima di bulan berjalan
• Menunggu Diterima - Jumlah APD approved yang belum dikonfirmasi

Kolom Tabel:

6.2 Export Laporan Excel

Isi File Excel:

• Header: LAPORAN PENERIMAAN APD
• Metadata: Tanggal export, nama eksportir
• Kolom data: No, Pemohon, Divisi, Tgl Terima Sebelumnya, Jenis APD, Qty, Ukuran, Catatan, Tgl Permohonan, Tgl Terima Kali Ini
• Footer: Total data dan informasi sistem

7. CETAK DAFTAR PEMBELIAN ⭐ BARU

7.1 Fungsi

Tombol 🖨️ Cetak Daftar Pembelian di tab 📥 Terima APD berfungsi untuk mencetak daftar APD yang sudah disetujui dan perlu dibeli/disiapkan oleh GA.

7.2 Cara Menggunakan

Isi Dokumen Cetak:

• Ringkasan per jenis APD - Total qty per jenis barang
• Detail per pemohon - Rincian siapa minta apa
• Lembar persetujuan - Tanda tangan GA, Kepala Bagian, Manager

8. UBAH PASSWORD ⭐ BARU

8.1 Untuk User GA

Indikator Kekuatan Password:

8.2 Untuk Karyawan

Karyawan juga dapat mengubah password sendiri melalui halaman permohonan APD:

9. MANAJEMEN INVENTARIS

9.1 Menambah Barang

9.2 Mengedit Barang

9.3 Menghapus Barang

10. MANAJEMEN DIVISI

10.1 Menambah Divisi

Contoh Kode Divisi:

11. KEBIJAKAN MASA TUNGGU

11.1 Konsep

Kebijakan divisi digunakan untuk meng-override masa tunggu default dari tab Inventaris. Setiap divisi bisa memiliki masa tunggu yang berbeda untuk APD yang sama.

11.2 Menambah Kebijakan

11.3 Mengedit Kebijakan

Contoh Kebijakan:

12. MANAJEMEN USER & IMPORT

12.1 Menambah User Manual

12.2 Import User dari Excel (CSV)

Contoh Isi CSV:

nama,username,password,role,divisi_kode
Budi Santoso,budi01,Budi@123,karyawan,PROD
Siti Aminah,siti01,,karyawan,LAB
Andi Pratama,andi01,Andi@123,karyawan,ADM
Joko Widodo,joko01,Joko@123,ga,FLD

12.3 Fitur Pencarian & Pagination

• Search bar: Cari berdasarkan nama, username, atau divisi
• Pagination: Maksimal 50 user per halaman
• Highlight: Kata yang dicari akan di-highlight kuning

13. LOG PERMOHONAN

Tab 📜 Log menampilkan riwayat semua permohonan APD dengan berbagai status.

13.1 Fitur

• Statistik: Total, Pending, Approved, Rejected, Received
• Filter Status: Dropdown untuk filter berdasarkan status
• Pencarian: Cari berdasarkan pemohon, divisi, barang
• Pagination: 50 data per halaman

13.2 Status yang Ditampilkan

14. HALAMAN KARYAWAN

14.1 Fitur Halaman Karyawan

• Info Divisi: Menampilkan divisi karyawan
• Katalog APD: Hanya menampilkan APD yang dikonfigurasi untuk divisi karyawan
• Masa Tunggu: Menampilkan masa tunggu sesuai kebijakan divisi
• Pengecualian: Badge hijau jika ada pengecualian aktif
• Riwayat: Tabel riwayat permohonan dengan status
• Ubah Password ⭐: Tombol di navbar

14.2 Mengajukan APD

14.3 Status Permohonan

15. TIPS & TROUBLESHOOTING

15.1 Tips Penggunaan

• Approve harian: Proses permohonan pending setiap hari untuk menghindari penumpukan
• Tanggal terima akurat: Input tanggal terima sesuai saat APD benar-benar diserahkan
• Export berkala: Export laporan mingguan/bulanan untuk arsip
• Backup database: Lakukan backup database secara rutin
• Ubah password: Ubah password default segera setelah login pertama
• Gunakan password kuat: Minimal 10 karakter dengan kombinasi huruf, angka, simbol

15.2 Troubleshooting

❌ Error: "Kode divisi tidak ditemukan" saat import

❌ Error: "Username sudah ada" saat import

❌ Barang tidak bisa dihapus

❌ Divisi tidak bisa dihapus

❌ Masa tunggu tidak berlaku

❌ Lupa password

15.3 Kontak Support

Jika mengalami masalah yang tidak tercantum di atas, silakan hubungi:

• IT Support: [Email/Telepon]
• GA Manager: [Email/Telepon]